W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej w skrócie: RODO), a także realizując obowiązki powierzone nam przez Administratora Państwa danych osobowych, zamieszczamy poniżej informacje dot. Ochrony danych osobowych Członków wspólnot mieszkaniowych.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH DOT. WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ
Administratorem danych osobowych jest Wspólnota Mieszkaniowa, w której jesteście Państwo właścicielami lokalu mieszkalnego, użytkowego, komórki lokatorskiej lub miejsca garażowego czy postojowego, lub też w której wynajmujecie Państwo część wspólną nieruchomości.
PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW WM
Na podstawie zawartej umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną Wspólnotą Mieszkaniowa powierzyła nam dane osobowe swoich Członków w celu realizacji obowiązków nałożonych na nią oraz naszych obowiązków – zarządcy/administratora nieruchomości, które to wykonujemy zgodnie z zapisami ustawy z dnia 24 czerwca 1994r o własności lokali a także innymi przepisami prawa, dotyczącymi wszystkich spraw związanych z obsługą nieruchomości. Podstawą prawną przetwarzania reguluje art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO, który stanowi, że: „1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.” W sytuacji, której mowa art. 6 ust. 1 lit. a RODO stanowi, że: „a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.” Zarządca ma obowiązek uzyskania zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych.
RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH
Danymi, które przetwarza zarządca w imieniu WM są: imię i nazwisko, adres nieruchomości (również korespondencyjny, jeśli jest inny), nr miejsca postojowego, nr komórki lokatorskiej, adres poczty elektronicznej (e-mail), nr telefonu (lub telefonów jeśli podano więcej niż jeden).
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji Ustawy o własności lokali (zwaną dalej: UOW).
2. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji obowiązujących aktów prawnych innych niż UOW.
3. Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej, mającej na celu aktualizację informacji oraz łatwiejszą obsługę i realizację spraw dotyczących Właścicieli.
4. Przesyłanie druków i formularzy administracyjnych.
CZYNNOŚCI WYKONYWANE W RAMACH KAŻDEGO Z CELÓW
1. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji ustawy o własności lokali (UOW) m.in.:
a) przekazywanie materiałów na zebranie w tym zawiadomień, projektów uchwał oraz innych dokumentów dodatkowych; udzielania pełnomocnictw do reprezentacji na zebraniu;
b) przekazywanie wszelkich dokumentów związanych z głosowaniem uchwał; tj. przekazywanie kart do głosowania, przesyłanie materiałów związanych z prowadzonym głosowaniem i podejmowanie czynności związanych z głosowaniem, przesyłanie zawiadomień o przegłosowanych i/lub podjętych uchwałach oraz treści uchwał;
c) przekazywanie zawiadomień o terminach spotkań z zarządcą oraz przekazywanie materiałów związanych ze spotkaniem, ich postanowień i realizacji; protokołów i notatek z zebrań Wspólnoty;
d) przekazywanie informacji dotyczących realizacji działań wynikających z obowiązujących uchwał;
e) przekazywanie informacji wynikających z dokumentów księgowych jak również samych dokumentów – zawiadomienia, kartoteki, rozliczanie mediów, salda naliczenia.
2.Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji obowiązujących aktów prawnych innych niż UOW (ustawa Prawo budowlane, ustawa o rachunkowości i inne) m.in.:
a) przekazywanie informacji dotyczących liczby osób zamieszkałych w lokalu na potrzeby składanych deklaracji o odpadach stałych;
b )prowadzenie działań windykacyjnych (upomnienia, wezwania do zapłaty), pozwy sądowe/sprawy sądowe, wezwania do zapłaty, potwierdzenie salda; rozliczenia mediów i inne dokumenty księgowe;
c) przekazywanie informacji o terminach przeglądów i kontroli, wymianie urządzeń pomiarowych oraz informacji dotyczących wniosków z ich wykonania lub indywidualnych wezwań do ich realizacji i innych zaleceń.
3.Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej.
4.Przesyłanie druków i formularzy administracyjnych, m.in w celu:
a) aktualizacji danych kontaktowych;
c) wyrażenia zgody na przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną (mail, sms itd.);
d) zgłaszania usterek i nieprawidłowości;
e) udzielenia pełnomocnictwa.
JAKI JEST OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe będą przetwarzane, także w sposób zautomatyzowany, wyłącznie w celu określonym w niniejszej informacji. Zarządca przetwarza dane zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora oraz z umową o zarządzanie i obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa. Zarządca upoważnia osoby z nim współpracujące do przetwarzania danych osobowych na podstawie szczególnych upoważnień, mając na względzie zasadę minimalizmu oraz proporcjonalności. Od osób upoważnionych do przetwarzania danych Zarządca uzyskuje udokumentowane zobowiązania do zachowania danych w tajemnicy, ewentualnie upewnia się, że te osoby podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Dane będą przetwarzane w terminie maksymalnym do 12 miesięcy od dnia zbycia lokalu mieszkalnego, użytkowego lub/i miejsca postojowego, którego jest Pan/Pani Właścicielem (Współwłaścicielem) albo do czasu zakończenia umowy o administrowanie/zarządzanie nieruchomością i jej rozliczenia, w tym uregulowania należnych zobowiązań, chyba że przepisy szczegółowe (np. księgowo- skarbowe) narzucają inny (dłuższy) okres przechowywania. Po zakończeniu świadczenia usług na rzecz Administratora danych, dane te zostaną usunięte lub zwrócone Administratorowi w całości.
SPOSÓB POZYSKIWANIA DANYCH
Dane zarządca pozyskuje od Administratora danych osobowych bądź od Właścicieli jako nabywcy nieruchomości bądź od osób, które nabyły od nich nieruchomość.
JAKIE PRAWA MA OSOBA, KTÓREJ DANE SĄ PRZETWARZANE
Każda osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:
1 dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania a także do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
2) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
3) żądania ich usunięcia w przypadkach określonych Rozporządzeniem. O ile przepisy prawa wymagają wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgoda taka została udzielona każda osoba ma prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie w taki sposób w jaki została ona udzielona. Każda osoba ma również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych (wspólnota mieszkaniowa) przyznał zarządcy prawo do podpowierzenia danych osobowych osobom z nim współpracującym którzy realizują razem z nim obowiązki administrowania/zarządzania nieruchomościom. W przypadku zmiany podmiotu współpracującego, zarządca informuje Administratora o zmianach a on ma prawo sprzeciwić się temu. Wszyscy nasi współpracownicy (podmioty działające na podstawie umowy podpowierzenia przetwarzania danych) mają identyczne obowiązki wdrożenia środków bezpieczeństwa, środków organizacyjnych i technicznych oraz są odpowiedzialni za stosowania się do przepisów RODO. Zarządca nie przekazuje danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Zarządca nie współpracuje również z podwykonawcami, którzy przekazują dane osobowe poza EOG.
Jako zarządca wdrożyliśmy środki techniczne i organizacyjne w celu zagwarantowania bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych, aby spełnić wymagania nałożone przez RODO.